Les 5 erreurs à éviter (suivi de projet de service)

                ❌ Les 5 Erreurs Fatales en Suivi de Projet (et Comment les Éviter)

Tu viens de te voir confier ton premier projet en tant que manager. Cool ! 🎉

Sauf que... trois semaines plus tard, tu te retrouves avec un planning qui part en sucette, un budget qui explose, et ton boss qui te demande "Alors, où tu en es exactement ?" pour la cinquième fois cette semaine.

Bienvenue au club ! 😅

La bonne nouvelle ? Ces galères ne sont PAS une fatalité. Elles sont le résultat de 5 erreurs classiques que font 90% des nouveaux chefs de projet. Et aujourd'hui, je vais te montrer comment les éviter comme un pro.

Allez, c'est parti !

❌ ERREUR #1 : Démarrer Sans Note de Cadrage (ou "Conduire les Yeux Fermés")

Le symptôme que tu connais sûrement :

Tu es depuis trois mois dans ton projet, et soudain Julie de la compta ou ton boss, débarque : "Ah au fait, il faudrait aussi que le logiciel gère les notes de frais, non ?"

Toi : "Euh... c'était pas prévu ça..."

Julie : "Ben si, c'est évident ! Sinon ça ne sert à rien !"

Et voilà comment ton projet "simple" devient un monstre à 50 têtes. 🐉

Pourquoi c'est fatal :

Sans note de cadrage, tu n'as AUCUN contrat de départ. Résultat :

• Chacun a SA vision du projet (spoiler : elles sont toutes différentes)

• Les demandes s'empilent sans fin

• Tu ne peux jamais dire "non" à une demande, parce que tu n'as rien d'écrit

• Au final, tu finis un truc que PERSONNE n'avait vraiment demandé
  

La solution concrète :

Rédige une note de cadrage DÈS le lancement du projet. Et le plus important : la partie "Ce qui N'EST PAS dans le périmètre".

Oui, je sais, ça fait bizarre d'écrire ce qu'on NE va PAS faire. Mais crois moi, c'est ton bouclier anti débordement.

Exemple concret :

Projet : Déploiement d'un logiciel de gestion des congés

❌ HORS périmètre (Phase 2 potentielle) :

• Les intérimaires et CDD

• La gestion des absences maladie

• L'intégration avec le logiciel de paie

• L'application mobile

Comme ça, quand Julie arrive avec sa demande de notes de frais, tu lui montres la note de cadrage et tu dis : "Super idée Julie ! C'est noté pour la Phase 2. Là, on se concentre sur les congés pour tenir la deadline du 30 juin."

Boom. Problème réglé, et Julie ne peut pas t'en vouloir. 😎

💡 Mon conseil d'expert :

Fais VALIDER ta note de cadrage par ÉCRIT (un mail "OK pour moi" de ton boss suffit). Ce bout de papier vaut de l'or quand les gens commencent à dire "mais j'avais compris que..." six mois plus tard.

👉 Télécharge ton template de Note de Cadrage 

❌ ERREUR #2 : Gérer Son Planning "Dans Sa Tête" (ou "La Méthode Kamikaze")

Le symptôme que tu connais sûrement :

Ton boss : "La formation, c'est pour quand ?"

Toi : "Euh... fin avril je crois ? Ou début mai ? Attends, faut que je vérifie mes notes..."

Ton boss : "... Tu plaisantes ?"

Pourquoi c'est fatal :

Un planning qu'on ne voit pas, c'est un planning qui n'existe pas.

Sans rétroplanning visible :

• Tu oublies des tâches critiques (genre, la migration des données 😱)

• Tu ne vois pas les dépendances (la tâche B DOIT attendre que A soit finie)

• Tu ne peux pas anticiper les retards

• Ton équipe ne sait jamais ce qu'elle doit faire et quand

Et le pire ? Tu deviens le goulot d'étranglement parce que TOUT passe par toi. Ton équipe t'appelle toutes les 5 minutes pour savoir "c'est quoi la prochaine étape ?"

Épuisant. 😫

La solution concrète :

Crée un rétroplanning visuel AVANT de commencer le projet.

Pas besoin d'un Gantt ultra-complexe avec 500 tâches. Un bon vieux Excel avec :

• Les grandes phases du projet

• Les tâches principales (20-30 max pour un projet moyen)

• Les dates de début et fin

• Les responsables

• Les dépendances ("cette tâche ne peut commencer que si l'autre est finie")

Exemple concret :

Tu vois le truc ? En un coup d'œil, TOUT LE MONDE sait où on en est.

💡 Mon conseil d'expert :

Mets à jour ton planning CHAQUE SEMAINE. Un planning qui n'évolue jamais, c'est un planning décoratif. Et personne n'a besoin d'un planning décoratif. 😄

Le vendredi après-midi, 30 minutes, tu ajustes les dates, tu mets à jour les statuts. C'est ton rituel sacré.

👉 Télécharge ton template de Rétroplanning Excel ici (avec calcul auto des dates !)

❌ ERREUR #3 : Ne Jamais Communiquer sur l'Avancement (ou "Le Projet Fantôme")

Le symptôme que tu connais sûrement :

Tu bosses comme un dingue sur ton projet. Ça avance super bien, t'es hyper fier(e).

Et là, réunion surprise avec ta direction :

Ton boss : "Alors ce projet, il en est où ? Vous avez des soucis ?"

Toi : "Mais non, ça roule ! On est à 60% !"

Ton boss : "Ah bon ? J'avais aucune info, je pensais que c'était bloqué..."

Pourquoi c'est fatal :

Le silence est l'ennemi du chef de projet.

Quand tu ne communiques pas :

• Ta direction pense que ça va mal (même si ça va bien)

• Ton équipe ne voit pas les progrès et se démotive

• Les problèmes s'accumulent en silence jusqu'à l'explosion

• Personne ne sait que tu as besoin d'aide

Et pire encore : quand tu ne communiques que quand ça va MAL, tu deviens le mec/la meuf qui apporte toujours de mauvaises nouvelles. Pas top pour ta réputation. 😬

La solution concrète :

Instaure un rituel de reporting hebdomadaire.

Tous les vendredis, 15h maximum, tu envoies un mail ultra-synthétique à ta direction :

Template de mail de reporting :

OBJET : Projet Logiciel Congés - Point hebdo S16 Bonjour [Boss], Voici le point rapide de la semaine : ✅ Avancement : 60% (on est on track !) 📌 Cette semaine : - Paramétrage terminé ✅ - 1ère session formation réalisée (15 managers) ✅ 🎯 Semaine prochaine : - 2ème session formation (12 managers) - Finalisation guide utilisateur ⚠️ Point d'attention : Sarah absente la semaine prochaine (géré avec Julie en backup) 💰 Budget : 8 500€ / 15 000€ (dans les clous) 🚦 Statut global : 🟢 VERT Belle journée ! [Ton prénom]

Court. Précis. Factuel.

Ton boss lit ça en 30 secondes, il est rassuré, et il te fout la paix. Mission accomplie. 😎

💡 Mon conseil d'expert :

Communique SURTOUT quand ça va bien ! Comme ça, quand tu auras un vrai problème à remonter, ton boss ne paniquera pas. Il saura que tu gères, et que si tu dis qu'il y a un souci, c'est vraiment sérieux.

La règle : 9 mails positifs pour 1 mail de problème.

👉 Télécharge ton template de Tableau de Bord Hebdo ici (prêt à remplir)

❌ ERREUR #4 : Vouloir Tout Contrôler Soi-Même (ou "Le Syndrome du Super-Héros")

Le symptôme que tu connais sûrement :

Il est 22h, t'es encore au bureau. Tu finis la présentation PowerPoint que Julie aurait pu faire, tu vérifies pour la 5ème fois le boulot de Marc, et tu prépares la formation parce que "personne ne le fera aussi bien que moi".

Résultat : tu es épuisé(e), ton équipe s'ennuie, et tu deviens le goulot d'étranglement du projet.

Pourquoi c'est fatal :

Un chef de projet n'est PAS censé tout faire.

Quand tu veux tout contrôler :

• Tu n'as plus de temps pour PILOTER (qui est ton vrai job)

• Ton équipe ne monte pas en compétences

• Tu ne peux pas scaler (si un truc imprévu arrive, t'es mort)

• Tu crées des "single points of failure" (si tu tombes malade, tout s'arrête)

Et surtout : tu passes à côté de l'essentiel du management, qui est de faire grandir ton équipe.

La solution concrète :

Délègue. Vraiment.

Applique la règle du 70% :

• Si quelqu'un peut faire la tâche à 70% aussi bien que toi → DÉLÈGUE

• Ton job : vérifier que c'est fait, pas le faire toi-même

Exemple concret :

Tâche : Créer le guide utilisateur du nouveau logiciel

❌ Mauvaise approche : "Je vais le faire moi-même ce week-end, comme ça ce sera nickel."

✅ Bonne approche : "Julie, tu connais bien le logiciel maintenant. Tu veux créer le guide utilisateur ? Je te donne la trame, tu rédiges, et on fait un point dans 3 jours pour ajuster ensemble."

Résultat :

• Julie est hyper motivée (on lui fait confiance !)

• Toi, tu te concentres sur le pilotage du projet

• Le guide sera peut-être à 80% de ce que tu aurais fait, mais c'est largement suffisant

• Julie a appris un nouveau truc et sera autonome pour le prochain projet

💡 Mon conseil d'expert :

Arrête de penser "c'est plus rapide si je le fais moi-même". Oui, MAINTENANT c'est plus rapide. Mais dans 6 mois, quand tu auras formé ton équipe, tu gagneras un temps FOU.

Le management, c'est un investissement à moyen terme. Pas une course de vitesse sur 100 mètres. 🏃‍♀️

Pour déléguer efficacement :

1. Explique le POURQUOI (pas juste le quoi)

2. Donne des ressources / exemples

3. Fixe des points de contrôle (pas du micro-management, juste des checkpoints)

4. Lâche prise et accepte que ça ne soit pas fait EXACTEMENT comme tu l'aurais fait
   

❌ ERREUR #5 : Ne JAMAIS Anticiper les Risques (ou "L'Autruche Optimiste")

Le symptôme que tu connais sûrement :

Ton projet se passe super bien. Trop bien, même.

Et puis BOOM : ton fournisseur annonce un retard de 3 semaines. Ta deadline est dans 4 semaines.

Panique à bord. 🚨

Ton boss : "Tu avais pas prévu un plan B ?!"

Toi : "Ben... non, je pensais pas que ça arriverait..."

Pourquoi c'est fatal :

Les projets qui se passent EXACTEMENT comme prévu n'existent pas.

Il y a TOUJOURS :

• Un fournisseur en retard

• Un membre de l'équipe malade au pire moment

• Un bug technique imprévu

• Un changement de priorité de la direction

• Un truc auquel personne n'avait pensé

Si tu n'anticipes rien, tu passes 80% de ton temps en mode POMPIER 🚒 au lieu de piloter sereinement.

La solution concrète :

Fais une revue des risques toutes les 2 semaines.

Pose-toi 5 questions simples :

1. Qu'est-ce qui pourrait nous faire prendre du retard ?

   • Ex: Retard fournisseur, absence membre clé, validation direction qui traîne

2. Qu'est-ce qui pourrait faire exploser le budget ?

   • Ex: Besoin de fonctionnalités supplémentaires, prestation externe plus chère

3. Est-ce qu'on a toutes les compétences dans l'équipe ?

   • Ex: Personne ne maîtrise vraiment Excel niveau avancé pour les tableaux de bord

4. Y a-t-il des dépendances externes critiques ?

   • Ex: On attend la validation de la DSI, la signature d'un contrat

5. Les parties prenantes sont-elles toujours alignées ?

   • Ex: La direction a-t-elle changé d'avis ? Les utilisateurs finaux sont-ils toujours motivés ?

Exemple de registre des risques :

Risque Probabilité Impact Plan d'action Retard fournisseur Moyenne Élevé • Prévoir 2 semaines de marge dans le planning<br>• Clause de pénalité dans le contrat<br>• Contact backup fournisseur identifié Sarah (RH) absente Moyenne Moyen • Former Julie en backup dès maintenant<br>• Documenter tous les process Bug technique après déploiement Moyenne Élevé • Phase de tests de 2 semaines minimum<br>• Support IT renforcé les 2 premières semaines<br>• Hotline dédiée Résistance au changement Élevée Moyen • Identifier des ambassadeurs dans chaque équipe<br>• Communication renforcée sur les bénéfices<br>• Sessions de formation supplémentaires si besoin

Tu vois le délire ? Pour chaque risque, tu as un PLAN.

Comme ça, quand le fournisseur t'annonce son retard, tu sors ton registre des risques et tu dis : "Pas de souci, on avait prévu 2 semaines de marge ET un fournisseur backup. On active le plan B."

Ton boss te regarde comme si tu étais un génie. 🧙‍♂️

💡 Mon conseil d'expert :

Les managers débutants ont peur de parler des risques, parce qu'ils croient que ça va les faire passer pour des pessimistes ou des incompétents.

FAUX.

Parler des risques, c'est RASSURANT. Ça montre que tu maîtrises ton sujet, que tu as réfléchi aux scénarios, et que tu as des plans d'action.

Les gens ont confiance dans les managers qui anticipent, pas dans ceux qui font l'autruche. 🦅

🎯 EN RÉSUMÉ : Les 5 Erreurs à Éviter Absolument

Erreur Conséquence Solution Pas de note de cadrage Projet qui part dans tous les sens Rédige une note de cadrage avec le périmètre EXCLU Planning dans la tête Chaos, oublis, stress Rétroplanning visuel mis à jour chaque semaine Pas de communication Direction qui panique, équipe démotivée Reporting hebdo de 15 min tous les vendredis Tout contrôler soi-même Burn-out et équipe infantilisée Délègue tout ce qui peut être fait à 70% aussi bien Pas d'anticipation des risques Mode pompier permanent Revue des risques toutes les 2 semaines

💪 Passe à l'Action MAINTENANT

Tu vois, suivre un projet, ce n'est pas sorcier. C'est juste une question de méthode.

La bonne nouvelle ? Maintenant tu connais les 5 pièges principaux ET comment les éviter.

Ton plan d'action pour ton prochain projet :

✅ AVANT de démarrer :

• [ ] Rédiger la note de cadrage (surtout le périmètre EXCLU)

• [ ] Créer le rétroplanning

• [ ] Identifier les 5 risques principaux

✅ PENDANT le projet :

• [ ] Point hebdo avec l'équipe (30 min le lundi)

• [ ] Mail de reporting le vendredi à la direction

• [ ] Revue des risques toutes les 2 semaines

• [ ] Mise à jour du planning chaque semaine

✅ À CHAQUE FOIS que tu es tenté(e) de tout faire toi-même :

• [ ] Te demander : "Qui dans mon équipe peut le faire à 70% ?"

• [ ] Déléguer avec une consigne claire et un checkpoint
  

🎁 BONUS : Télécharge Tes Templates Gratuits

Pour t'aider à appliquer tout ça concrètement, j'ai créé des templates prêts à l'emploi :

📋 Note de Cadrage Interactive - Remplis les champs et télécharge en Word

📅 Rétroplanning Excel - Avec calcul automatique des dates de fin

📊 Tableau de Bord Hebdomadaire - Pour ton reporting du vendredi

Tous ces outils sont 100% gratuits et prêts à utiliser dès lundi matin.

💬 Et Toi, C'est Quoi Ton Erreur Fatale ?

Dis-moi en commentaire : quelle est l'erreur que TU as déjà faite dans un projet ?

Moi, je suis passée par toutes celles-là (et même d'autres encore plus gênantes 😅). C'est comme ça qu'on apprend !

Et si tu veux aller plus loin, je te propose aussi de faire ce petit quiz fun :

🎮 Quel type de chef de projet es-tu ? - Résultat en 2 minutes !

À très vite pour de nouveaux conseils management ! 🚀

SoniaLead

📌 POUR ALLER PLUS LOIN

📹 Vidéo : Le Suivi de Projet - Tous les Outils en 15 Minutes

📝 Article : Les 7 Rituels des Managers Qui Réussissent

🎓 Formation : Manager Débutant - Le Kit de Survie

PS : Si cet article t'a aidé, pense à le partager avec un(e) collègue qui galère avec son projet. On est tous passés par là ! 💙